E-mailcommunicatie voor scholen

— 2 minute read

De school van mijn kinderen gebruikt e-mail om te communiceren met de ouders. Ze doen dat via de communicatiemodule van Telraam, een online schoolplatform dat ontwikkeld wordt in Sint-Niklaas. Een van de voordelen van zo'n platform is dat ze alvast niet in de fout kunnen gaan door iedereen open en bloot in kopie te zetten. Gedaan is de tijd dat alle e-mailadressen van alle ouders te grabbel werden gegooid. Jammer als je wat verlegen bent en het e-mailadres van die knappe mama niet durft te vragen, maar vooral een overwinning voor de privacy.​

Een platform is echter nog geen garantie voor een duidelijke communicatie. Vandaar nog enkele tips:

Lettertype

Gebruik voor alle communicatie hetzelfde lettertype en laat dat alsjeblieft niet Comic Sans wezen. Serieuze informatie is immers niet gediend met een speels lettertype zoals Comic Sans.

Doelpubliek

Maak duidelijk aan wie de boodschap gericht is, handig voor als je meerdere kinderen hebt. Zet dat meteen in het onderwerp van je e-mail.

Bijlagen

Bijlagen zijn in 99% van de gevallen niet nodig. Niet alleen worden ze vaak vergeten (de mail Deze keer met bijlage neemt 90% van het e-mailverkeer in en is medeverantwoordelijk voor het broeikaseffect) bovendien creëren ze altijd een extra drempel tussen de lezer en de boodschap. Zet de informatie gewoon in de hoofdtekst van de e-mail. Niet iedereen heeft MS Office staan om een Word- of Excel-bestand te openen en op mobiele toestellen is dat ook geen sinecure. Als je dan per sé een bijlage wil meesturen, zorg er dan voor dat het een PDF-bestand is.

Afbeeldingen

Afbeeldingen van tekst vermijd je beter omdat deze informatie heel ontoegankelijk is voor mensen met een visuele handicap. Als de informatie gewoon in de hoofdtekst van de e-mail staat, dan kan die voorgelezen worden door de telefoon of computer. Met afbeeldingen lukt dit niet.

O ja, gebruik geen Comic Sans.